Introducción
¿Por qué la organización de las operaciones diarias resulta tan compleja? la respuesta es más sencilla de lo que parece. Simple y llanamente: porque nos falta método. Y no hablo de Método Consolida ;P
Dejamos que el entorno decida sobre nuestro tiempo. La bandeja de entrada del correo electrónico es la que determina nuestras prioridades. Atendemos primero lo urgente, a quien más pide o lo que tiene fecha límite a punto de caducar. Pero, ¿es realmente esto lo que nos llevará a nuestros objetivos?
Por qué necesitamos una metodología
Cada día nuestra asesoría empieza con un “saquito” de limitadas horas por cada miembro del equipo. Podrán ser 5, 8 o 18. Pero lo que es seguro es que al acabar el día esas horas serán irrecuperables y estarán en alguna de estas dos categorías: rentables y/o estratégicas o no rentables ni estratégicas. La productividad y rentabilidad final de nuestra asesoría dependerán de cuantas horas haya en cada categoría.
Un método no es más que un conjunto de reglas que determinan cómo deben tomarse las decisiones para que estas se encuentren alineadas con nuestros objetivos. Quizá el primer paso sea tener objetivos. El método que usemos también debe ayudarnos con esto.
Cuando disponemos de una metodología las decisiones se toman con mayor agilidad, menos sesgadas por las emociones del momento, con mayor probabilidad de que se encuentren alineadas a nuestros objetivos y estrategias y sin necesidad de una improvisación constante por todos los miembros del equipo, los mandos intermedios o los socios de la empresa.
Métodos hay muchos. Podemos inventar el nuestro propio, recurrir a alguna metodología predictiva tipo PMP o PRINCE2 o usar alguno de los frameworks ágiles. En nuestra experiencia, esta última es la mejor opción.
Qué es un SPRINT
Una vez concienciados de la necesidad de disponer de una metodología organizativa, más allá de la improvisación diaria, y si hemos optado por una de la familia Agile, pondremos en marcha el ciclo PDCA o ciclo de Deming. Es decir, rompemos el sistema de trabajo continuo e interminable y estructuramos el trabajo en ciclos más reducidos en los que Planificamos lo que vamos a hacer (Plan), seguidamente lo ejecutamos (Do), al acabar el ciclo evaluamos el GAP que hay entre lo planificado y lo ejecutado (Check), y acto seguido llevamos a cabo un ejercicio de retrospectiva para implementar cambios en el siguiente ciclo inmediato (Act)
Quizá sigues siendo de los que piensan que es imposible planificar nada en una asesoría. Y no te quitaré razón de lo desafiante de la situación. No obstante lamento ser el portador de la mala noticia. Sin planificación es muy difícil aumentar la cantidad de tu tiempo (y el de tu equipo) con el que se trabaja con proactividad y concentración. Y sin estos dos pilares, nunca podréis obtener un alto rendimiento. Pero esto es algo que ya hemos tratado y seguiremos tratando en otros contenidos.
Por lo tanto, un SPRINT es el conjunto de tareas que vamos a realizar dentro de un ciclo y para el que seguiremos el esquema organizativo PDCA. Podríamos simplificarlo más todavía diciendo que es “todo lo que vamos a hacer durante un intervalo de tiempo delimitado”.
El sistema de información
Si nuestro propósito es sistematizar nuestra asesoría para lograr escapar del autoempleo y/o que el trabajo diario no nos atrape, además de una metodología, necesitaremos un sistema de información.
Un sistema de información, como habitualmente se cree, no hace referencia necesariamente a un software o una herramienta concreta. Se trata de un concepto que podríamos aplicar con fichas de papel o con el último ERP o CRM del mercado.
Los objetivos de un sistema de información son los siguientes:
- Que la mayor parte de los flujos de información del negocio no recaigan sobre la memoria de cada componente del equipo sino sobre un sistema escalable, atemporal, asíncrono y permanente
- Disponer de un entorno visual donde cada técnico pueda llevar un seguimiento sencillo del trabajo pendiente y en curso y poder recuperar de forma rápida y cómoda cualquier detalle necesario para el desarrollo de su trabajo
- Agilizar la comunicación interna, reducir las interrupciones y mantener al mínimo nivel los reprocesos
- Facilitar la delegación de trabajo, el intercambio de tareas y la cobertura de puestos y funciones ausentes
- Generar la inteligencia de negocio necesaria para acompañar la intuición de datos objetivos, facilitando la puesta en marcha de herramientas Lean como el método científico y el ciclo gerencial
Evidentemente si empleamos tecnología en lugar de fichas de papel la gestión diaria será más rápida y eficiente
Gestionar las operaciones diarias en Odoo
Odoo es un sistema de información. Aunque este ERP es una solución de software libre accesible en versiones Enterprise y Community conviene aclarar que todo lo que voy a explicar aquí únicamente está disponible en la distribución de Odoo para asesorías.
Dentro de este sistema de información podremos disponer de una interfaz visual donde:
- Almacenar y consultar toda la información del cliente que necesitaremos para gestionar sus servicios (aquí no llevaremos la contabilidad ni las nóminas sino la información necesaria para coordinar y gestionar los diferentes servicios)
- Visualizar las tareas pendientes y en curso, las diferentes solicitudes, asuntos o gestiones, controlar fechas de vencimiento y disponer del histórico completo de actividad del cliente. Incluidas notas de reuniones y criterios técnicos
- Dispondremos de información de costes, rentabilidad, cargas de trabajo e información analítica para la toma de decisiones
- Podremos gestionar la comunicación interna, tanto en modalidad síncrona (chat) como asíncrona (notas, hilos de conversación y citas tipo Slack)
El sistema de información así aplicado es, por tanto, una herramienta imprescindible en el día a día. Se convierte en el “cebrero” de la organización. Un espacio donde disponemos de toda la información que sin este solo podría estar en la cabeza de cada miembro del equipo y requeriría de comunicación síncrona (llamadas, conversaciones cara a cara, etc.) y constantes interrupciones. No digamos el riesgo de pérdida de información en la muy probable rotación de personal en el medio y largo plazo.
Cómo planificar el SPRINT
Para planificar el SPRINT en Odoo lo primero que haremos será entrar en Proyectos > SPRINTs
Aquí dispondremos de un histórico de todos los SPRINTs planificados. Recuerda que puedes crear tantos SPRINTs como necesites separando por el criterio que estimes oportuno (equipos, fechas, etc.). Usa los filtros para encontrar la información que deseas:
Para crear un nuevo SPRINT haz click en “Crear”:
Dentro de la vista de creación el primer paso será configurar el equipo que compondrá dicho sprint y las horas que trabajarán en el mismo. Es importante que hagas este primer paso antes de nada para que luego se carguen correctamente las tareas recurrentes, imprevistas y pendientes:
A continuación configuraremos las condiciones del SPRINT que vamos a planificar:
- Introduce un nombre identificativo: Aconsejamos que la planificación sea por semanas completas. Puedes usar los números de semana del año y el nombre del equipo para poder localizar este sprint con mayor facilidad en el futuro
- Escoge el período de duración: Recuerda que los sprints deben durar entre 2 y 6 semanas. En asesoría aconsejamos una duración de un mes. No pasa nada porque no vaya del primer día al último del mes si lo haces por semanas completas. Si octubre empieza un martes puedes incluir el 30 de septiembre en el sprint de “octubre”
- Unidad de esfuerzo: la equivalencia temporal que usamos para aproximar el cálculo de tiempo que nos llevará cada tarea conforme el método de estimación de esfuerzos de la metodología
- Esfuerzos mínimo y máximo: el margen de tolerancia que exigirás al equipo para planificarse el predecible. Recomendamos un mínimo del 100% y máximo del 110% para equipos principiantes e intermedios en la metodología y del 100% al 105% para usuarios avanzados
- Tareas recurrentes: marca esta casilla para precargar las tareas recurrentes en tu sprint. El algoritmo del planificador de Odoo cargará las tareas que corresponda en función de su periodicidad, la última vez que se planificaron y las fechas de inicio y fin del sprint
- Tareas no terminadas: escoge esta opción para precargar una copia de las tareas no terminadas en el anterior sprint y poder incluirlas en tu nueva planificación fácilmente
- Tareas en impredecible: marca esta opción para incluir en tu planificación las tareas imprevistas que han ido surgiendo en el sprint anterior
Una vez configurado el equipo y las opciones del SPRINT es el momento de empezar a planificar. Puedes acceder a la planificación desde este botón en cualquier momento:
Y volver a las opciones de configuración pinchando en el título de las migas de pan que verás en la cabecera:
Evita en la medida de lo posible usar las opciones “adelante” y “atrás” del navegador. Una vez cojas el tranquillo a esta navegación verás que es mucho más ágil y cómoda.
Si has escogido las opciones de tareas recurrentes, no terminadas e impredecibles verás que ya salen cargadas en tu planificación:
Es momento de planificar. Puedes añadir tareas desde la opción de “Procesos”, desde el “Backlog” o manualmente una a una desde la vista de Planificación:
Consulta fácilmente la carga de esfuerzo del equipo para tomar decisiones con tus tareas:
Utiliza los filtros y las opciones de agrupación para moverte por la planificación cómodamente:
El Backlog
El Backlog es una herramienta muy útil a la hora de gestionar proyectos que no tengan una recurrencia concreta establecida en el manual de operaciones.
Las propuestas obtenidas en la retrospectiva o las ideas de mejora que no pueden implementarse de forma inmediata pueden caer en el olvido si no disponemos de un sistema que lo evite. El Backlog nace con este propósito.
También podremos usar el backlog para todos aquellos asuntos que queramos ir desplegando en nuestros clientes y que quizá no vengan marcados por una recurrencia específica. Por ejemplo, imagina que un cliente te dice “ahora después de verano me gustaría que hagamos un repaso del presupuesto para el año que viene…” esta situación podemos abordarla de varias formas:
- Me anoto en la agenda el asunto para acordarme en el siguiente sprint. Lo que supone que pronto tendré mi agenda llena de recordatorios de asuntos que debo abordar en un futuro incierto
- Me creo una solicitud o tarea que tendré abierta hasta que llegue ese momento. Lo que puede infoxicarme debido a la gran cantidad de asuntos impredecibles que muy probablemente puedan surgir en los próximos meses
- Me guardo el asunto en el backlog y sprint a sprint llevo a cabo un “refinamiento” del mismo para decir qué incluyo o no en ese período y si esto es compatible con la carga de esfuerzo recurrente e impredecible que arrastro del ciclo anterior
Sin duda la C es la opción que mejor equilibrio guardará con nuestra capacidad de aumentar el tiempo que trabajamos sobre los pilares de la proactividad y concentración. Con un nivel de incendios controlados.
Puedes “refinar” o “revisar” el contenido del backlog desde el propio planificador:
O desde el menú Proyectos > Backlog:
Una vez añadido a la planificación desaparece del backlog:
Pero no te apures si te pasas de esfuerzo. Puedes devolver de nuevo la tarea fácilmente al backlog desde la misma vista de planificación:
Procesos
Que el manual de operaciones no sea un documento elegante almacenado en un cajón es un reto para cualquier organización. Las funcionalidades de Procesos y Checklists en Odoo para asesorías son una herramienta que te permite cargar conjuntos de tareas “procesos” ordenadas acorde a los plazos y fechas establecidas en tu manual de trabajo y que puedes fácilmente asignar dentro de tu planificación:
Dentro de la vista de planificación escoge el proceso que quieres cargar y añádelo en un solo click a tu planificación:
Una vez cargado puedes asignarlo (si no lo habías asignado ya en la configuración) o reasignarlo:
Checklists
Dentro de las tareas y solicitudes dispondrás de la pestaña de Checklists:
CAPTURA
Un checklist es una herramienta muy sencilla para asegurarte que el equipo ejecuta el trabajo dentro de los márgenes establecidos en tu manual de procesos. Mira si es efectiva que es una de las estrategias de seguridad empleadas en el despegue de cualquier avión. Ninguna nave comercial despega en el mundo sin que piloto y copiloto lean en voz alta (sin interrupciones) y marquen su checklist de despegue.
Puedes crear ítems de checklist libremente desde cualquier tarea o solicitud:
También puedes cargar una plantilla de checklist para añadirlo más rápido a tus tareas y solicitudes:
Si has añadido un checklist a una tarea de proceso este se cargará automáticamente a tu tarea cuando se añada a la planificación o lances el proceso desde una solicitud:
Las tareas recurrentes
Una parte de tu planificación se alimentará del backlog y tareas que “decidimos” en el mismo momento de la planificación. Pero si formas parte de un equipo contable, fiscal o laboral y tienes una cartera asignada seguramente todos los meses tengas claro ya qué es lo que debes hacer. O así lo debería establecer tu manual de operaciones.
En Odoo para asesorías podrás planificar tu sprint mucho más rápido con la funcionalidad de tareas recurrentes. Configura las tareas recurrentes fácilmente:
Una vez configuradas podrás cargarlas en cada sprint solo marcando la casilla de tareas recurrentes:
La retrospectiva
Todas estas funcionalidades que has visto tienen enormes beneficios para tu organización y te ayudarán de forma inmediata a mejorar tu efectividad al mismo tiempo que se reduce el estrés por falta de claridad o método para priorizar. No obstante, no olvides que la productividad no aumenta por hacer más y más constantemente o por tener únicamente una herramienta visual y funcional para la gestión de tareas, aunque esto ayude considerablemente.
El incremento de la productividad solo puede crecer de forma ilimitada en el tiempo si usamos nuestro recurso más preciado, junto al tiempo: la creatividad. Una capacidad innata de todo ser humano que funciona de forma similar a la de un músculo. Cuanto más recurres a ella mayor dominio tienes de la misma.
Uno de los principales pilares de la filosofía Lean, el Modelo de Calidad Total y las metodologías ágiles es romper el paradigma organizacional sobre el que “los directivos piensan” y los “trabajadores ejecutan”:
«Para vosotros, la esencia de la gestión se encuentra en extractar ideas de las mentes de los ejecutivos y ponerlas en conocimiento de los trabajadores. Para nosotros, la esencia de la gestión se encuentra precisamente en el arte de movilizar los recursos intelectuales de cada persona que trabaja en la compañía. Nosotros hemos entendido la verdadera naturaleza de la economía y de los desafíos tecnológico mejor que vosotros. Sabemos que la inteligencia de un grupo de ejecutivos, tan imaginativa como sea, no es lo suficientemente grande para garantizar el éxito»
Kōnosuke Matsushita. Fundador de Panasonic. Extraído del libro «Los monstruos y el gimnasio», de Alberto Galgano. Edición exclusiva para Mercadona. Agradecimientos a Lanzadera.
La retrospectiva es el ejercicio mediante el que ponemos en común las ideas que hemos trabajado anteriormente (usando el ciclo gerencial y el método científico si empleamos el Método Consolida) y que nos ayudarán a mejorar la productividad: haciendo más de lo que funciona, menos de lo que funciona menos, empezando a hacer lo que no estamos haciendo y deberíamos hacer, dejando de hacer lo que no deberíamos y seguir haciendo lo que funciona
Conclusiones
Una metodología es un conjunto de reglas y herramientas que te ayudarán a tomar decisiones organizativas para proteger lo importante. Además te dotarán de un marco de medición que proporcione objetividad en la organización de las operaciones de tu asesoría.
Por otra parte, tu organización tendrá que contar con su manual de operaciones donde de forma concreta y a través de tareas especificas se determine cómo debe ejecutarse el negocio manteniendo el mejor equilibrio posible entre cobertura de la expectativa del cliente, rentabilidad y nivel de calidad o excelencia técnica.
Las funcionalidades de Odoo para asesorías te ayudarán a gestionar una metodología organizativa ágil y aterrizar el manual de operaciones de tu asesoría en el día a día.
Herramientas como el planificador, las métricas y cuadros de mando operativos, los procesos, los checklists, las tareas recurrentes y las solicitudes ayudarán a tu equipo a cumplir con el manual de operaciones, tomar decisiones más objetivas, agilizar la comunicación y lograr mayor claridad (reduciendo la ansiedad que genera la falta de ella).
Por otra parte, los líderes de la organización tendrán un modelo estructurado sobre el que poder llevar seguimiento de las operaciones y gestionar la inteligencia de negocio.
