Por qué llegan tantas revisiones y requerimientos
Las revisiones y requerimientos de Hacienda son el «dolor de cabeza» de muchas empresas y asesorías. Estos avisos pueden deberse a errores en la presentación de modelos fiscales, inconsistencias en la contabilidad o, simplemente, controles aleatorios por parte de la Agencia Tributaria. Sin embargo, la mayoría de las veces, los errores provienen de datos incorrectos, presentaciones fuera de plazo o documentos incompletos.
Estos errores no solo generan más trabajo para la asesoría, sino también desconfianza por parte de los clientes. Reducir el número de requerimientos y revisiones no solo mejora la eficiencia de la asesoría, sino que también contribuye a una mejor percepción del servicio por parte de los clientes.
A continuación, te explicamos 3 estrategias clave para evitar requerimientos y revisiones de Hacienda.
Estrategia 1: Auditoría inicial
Qué es la auditoría inicial
La auditoría inicial es una revisión exhaustiva de la situación fiscal y contable de una empresa cuando llega nueva al despacho, de esta forma antes de continuar arrastrando posibles errores y presentar cualquier modelo o declaración que lleve a un requerimiento automático es conveniente actuar con proactividad y prevenir esta situación. Por tanto, esta auditoría se realiza con el objetivo de identificar posibles errores, inconsistencias o documentos faltantes que puedan derivar en requerimientos de Hacienda.
Por qué es importante hacer una auditoría inicial
La mayoría de los errores que generan requerimientos de Hacienda se pueden evitar con una auditoría inicial. Este proceso permite:
- Prevenir errores en la presentación de modelos fiscales
- Evitar sanciones por incumplimientos formales
- Detectar errores contables o desajustes en las cuentas
- Ahorrar tiempo y costes en la gestión de requerimientos futuros
Cómo hacer la auditoría inicial
- Revisión de la contabilidad: Comprobar que todas las operaciones están correctamente registradas y clasificadas en los libros contables. Esto incluye la revisión de asientos contables, comprobando que no haya errores en la clasificación de ingresos y gastos, así como la conciliación bancaria. Se deben identificar diferencias entre los movimientos bancarios y la contabilidad de la empresa, asegurándose de que todos los ingresos y pagos estén reflejados correctamente
- Verificación de documentos: Asegúrate de que todos los justificantes, facturas y comprobantes estén disponibles, ordenados y archivados de forma adecuada. Esto implica verificar que cada operación registrada en la contabilidad tenga su respaldo documental correspondiente (facturas, recibos, justificantes bancarios, etc.). Además, es fundamental comprobar que dichos documentos cumplan con los requisitos legales y normativos, como la identificación de la empresa, NIF correcto y el desglose adecuado de impuestos
- Validación de los modelos fiscales: Revisa los borradores de los modelos a presentar (303, 111, 190, etc.) antes de enviarlos. Esto incluye la comprobación de que los importes declarados coincidan con los registros contables, que se hayan aplicado correctamente las deducciones y que no haya inconsistencias entre los diferentes modelos. Es importante verificar que los saldos de IVA, retenciones y otros impuestos coincidan con las liquidaciones previas para evitar errores que puedan derivar en requerimientos de Hacienda
Estrategia 2: Comprobación trimestral de modelos
Qué es la comprobación trimestral de modelos
Consiste en revisar los modelos fiscales que se presentan de forma trimestral (como el 303, 111, 115, entre otros) antes de su presentación. Esta comprobación se enfoca en validar la información que se está reportando a Hacienda y asegurarse de que no haya inconsistencias ni errores formales.
Por qué es importante hacer una comprobación trimestral de modelos
La presentación trimestral de impuestos es uno de los momentos más críticos para las empresas y asesorías. Los errores en estos modelos suelen derivar en requerimientos de Hacienda. Hacer una revisión previa permite:
- Evitar errores formales y de cálculo
- Detectar inconsistencias entre los modelos presentados y la contabilidad
- Prevenir sanciones y requerimientos
Cómo hacer la comprobación trimestral de modelos
Realizar una comprobación trimestral de modelos de forma efectiva requiere una metodología clara y estructurada. A continuación, se presenta un desglose detallado de los pasos esenciales a seguir, junto con un checklist práctico para asegurar que no se pase por alto ningún aspecto relevante.
Pasos para la comprobación trimestral de modelos
- Revisión de la contabilidad interna
- Verifica que los asientos contables estén correctamente registrados y que no existan duplicidades
- Realiza una conciliación bancaria, asegurándote de que los saldos contables coincidan con los extractos bancarios
- Confirma que se han clasificado correctamente los ingresos, gastos y préstamos
- Validación de los modelos fiscales (303, 111, 115, etc.)
- Revisa que los importes declarados coincidan con los registros contables
- Compara los saldos de IVA, retenciones y otros impuestos con las liquidaciones previas
- Verifica que no haya inconsistencias entre los diferentes modelos fiscales (por ejemplo, 111 y 190 deben coincidir en las retenciones informadas)
- Comprobación de documentos soporte
- Revisa que todas las facturas de ventas y compras estén disponibles y asociadas a los registros contables
- Asegúrate de que los justificantes de retenciones y pagos estén correctamente archivados
- Verifica que los recibos de préstamos y otros documentos financieros estén al día
- Control de plazos de presentación
- Asegúrate de que los modelos se presenten antes de la fecha límite para evitar recargos y sanciones
- Crea recordatorios para garantizar que la presentación no se posponga
- Revisión final y firma
- Antes de enviar los modelos, realiza una revisión final por parte de un responsable o supervisor
- Verifica que la firma digital esté configurada correctamente y que se pueda enviar el modelo a la Agencia Tributaria
Checklist para la comprobación trimestral de modelos
| Acción | Descripción | Estado |
|---|---|---|
| Revisión de asientos contables | Verifica que los registros sean correctos y completos. | □ Hecho |
| Conciliación bancaria | Asegura que los saldos contables coincidan con los bancarios. | □ Hecho |
| Clasificación de ingresos y gastos | Revisa que los ingresos y gastos estén bien categorizados. | □ Hecho |
| Validación de importes de modelos | Compara importes declarados con registros contables. | □ Hecho |
| Verificación de modelos fiscales | Asegúrate de que no haya inconsistencias entre modelos. | □ Hecho |
| Revisión de facturas de ventas | Verifica que todas las facturas estén disponibles. | □ Hecho |
| Revisión de facturas de compras | Verifica que todas las facturas de compras estén archivadas. | □ Hecho |
| Documentos soporte | Comprueba que justificantes y recibos estén archivados. | □ Hecho |
| Control de plazos | Confirma que se cumplirán los plazos de presentación. | □ Hecho |
| Revisión final | Revisión final por parte del responsable o supervisor. | □ Hecho |
| Firma y presentación de modelos | Firma digital correcta y envío a la Agencia Tributaria. | □ Hecho |
Con este proceso y checklist, se reduce considerablemente la posibilidad de errores y requerimientos de Hacienda. Seguir estos pasos también mejora la confianza del cliente y optimiza el tiempo dedicado a cada presentación fiscal.
Estrategia 3: Auditoría pre-cierre
Qué es la auditoría pre-cierre
La auditoría pre-cierre es la revisión previa al cierre del ejercicio y la elaboración del impuesto de sociedades, el envío de libros y la presentación de las cuentas anuales. Este proceso busca garantizar que toda la información contable esté correcta antes de comunicar la información oficialmente a Hacienda y otros organismos reguladores. La auditoría pre-cierre también permite corregir errores de clasificación de cuentas, ajustar los asientos contables y asegurar la coherencia de los balances generales, lo que minimiza el riesgo de sanciones.
Por qué es importante hacer una auditoría pre-cierre
El cierre contable anual es uno de los procesos más complejos para una empresa y un punto de atención crítico por parte de Hacienda. Un cierre con incidencias nos llevará a arriesgarnos con el impuesto de sociedades, las declaraciones anuales y otros procesos como los libros oficiales y las cuentas anuales que pueden provocar requerimientos, sanciones e inspecciones. Una auditoría pre-cierre permite:
- Prevenir errores en declaraciones críticas: Identificar inconsistencias, errores de clasificación de cuentas, saldos desajustados o préstamos mal registrados antes de la presentación final.
- Evitar requerimientos por inconsistencias en la contabilidad: Comprobar que las cifras coincidan entre los diferentes documentos contables (libros diarios, balances, cuentas anuales) para reducir la posibilidad de que Hacienda encuentre diferencias.
- Ahorrar tiempo y costes en correcciones posteriores: Corregir los errores antes de la presentación evita tener que presentar declaraciones complementarias o rectificativas, reduciendo la carga de trabajo y el riesgo de sanciones.
Cómo hacer la auditoría pre-cierre
- Revisión de asientos contables: Verifica que todos los asientos estén bien registrados y clasificados en las cuentas correspondientes. Esto incluye la correcta aplicación de los principios contables y la identificación de posibles errores de registro.
- Conciliación bancaria: Compara los saldos bancarios con los libros contables para identificar y corregir posibles diferencias. Los desajustes pueden deberse a operaciones no contabilizadas o pagos duplicados.
- Comprobación de saldos y deudas pendientes: Verifica que todas las deudas y cuentas por cobrar estén correctamente reflejadas. Confirma que no haya pagos duplicados ni ingresos mal aplicados.
- Revisión de la depreciación y amortización: Revisa los activos fijos de la empresa y asegúrate de que se haya aplicado la depreciación correcta. Esto es especialmente relevante para bienes inmuebles, maquinaria y equipo.
- Comprobación de impuestos y provisiones: Calcula correctamente las provisiones para impuestos y asegúrate de que las obligaciones tributarias estén correctamente reconocidas. Esto incluye IVA, retenciones de IRPF y pagos fraccionados del Impuesto de Sociedades.
- Revisión de los libros contables: Revisa que los libros obligatorios (libro diario, libro mayor, libro de inventarios y cuentas anuales) estén correctamente actualizados y reflejen fielmente la situación de la empresa.
- Control de los plazos de cierre: Verifica que todas las tareas se realicen a tiempo para no retrasar la presentación de cuentas anuales y libros oficiales.
- Informe final y validación: Elabora un informe con todas las observaciones de la auditoría y somételo a revisión por parte del responsable contable o financiero. Este informe deberá incluir las posibles acciones correctivas que se hayan realizado.
Herramientas para automatizar la auditorías y reducir tiempo
La automatización de las comprobaciones, ya sean la inicial, la trimestral o la de cierre se pueden lograr realizar con mucho menos tiempo dedicado gracias al empleo de herramientas especializadas. Centinela Chequeador es una de ellas, ya que permite automatizar estas verificaciones.
Estas herramientas no solo ahorran tiempo y esfuerzo, sino que también disminuyen la posibilidad de errores humanos, lo que contribuye a una mayor seguridad y tranquilidad en el proceso de presentación de los modelos fiscales.
