10 tips para ahorrar más de 3 mil horas en tu asesoría este 2025

Infografía resumen

Dado que este contenido va sobre ahorrar la mejor forma es resumírtelo todo en esta infografía para que puedas hacerte una idea del contenido completo de un simple vistazo. También puedes descargarla y guardarla para incluirla en tu plan de negocio de este próximo 2025:

Gestión de Incapacidades temporales: ahorrar hasta 39 días

Según datos del segundo trimestre de 2024, la tasa de absentismo laboral en España se situó en el 6,6% de las horas pactadas, lo que implica que, en promedio, 1.44 millones de personas no acudieron a su puesto de trabajo cada día. De estas ausencias, aproximadamente 1.13 millones correspondieron a bajas médicas (incapacidades temporales), representando un 5,2% de las horas pactadas, mientras que cerca de 308.000 personas (21,4% del total de ausencias) se ausentaron sin justificación médica.

Todas estas bajas nos han acabado llegando a nuestro autorizado RED a través del FIE. Este proceso, que debemos ejecutar a diario, requiere una dedicación fija (comprobación diaria de SILTRA/RED y descarga del fichero dado el caso) y otra variable (gestión de cada parte y de los FDIs).

En el mejor de los casos, si no recibimos ningún parte, el tiempo fijo nos llevará entre 5 y 15 minutos por día, según se reciba o no FIE. Estimando ahora una cartera media de 300 clientes podemos estar gestionando unas 3.000 ITs por año. Contando un procesado manual de cada parte de aproximadamente 5 minutos nos lleva una dedicación anual de 18600 minutos, 310 horas y 39 días.

Por tanto, automatizar parcial o completamente este proceso nos ayudará considerablemente a incrementar nuestra productividad. A continuación veremos algunas estrategias para lograrlo:

1. Emplear un LectorFIE en función del ERP que empleemos para las nóminas: esto nos ayudará a reducir el esfuerzo y tiempo requerido para la interpretación del fichero y la gestión de los partes
2. Automatizar vía RPA la descarga del FIE: empleando herramientas como Power Platform ó UiPath con los que podremos automatizar algunos pasos del proceso sin necesidad de programación
3. Emplear una plataforma de robotización como Advisorsy: en este caso sin necesidad de dedicar tiempo dispondrás de una solución probada que realiza el proceso completo (descarga, lectura, gestión en el ERP y envío de FDI vía SILTRA)

Libros Oficiales: conseguir hasta 8 días

Si eres de los que piensa «esto ya lo hace mi ERP» este párrafo es muy importante para ti. No te lo saltes o te arrepentirás. Estás a punto de descubrir la clave del ahorro en este proceso cuya campaña copa el mes de abril en la mayor parte de las asesorías en España.

La generación de los Libros Oficiales, una vez cerrado el ejercicio, es aparentemente sencilla: voy al ERP o programa de contabilidad y exporto el diario, el inventario y cuentas anuales y obtengo de los directorios de mis clientes los libros de registros de socios, actas, etc.

Incluso los ERPs especializados te permiten generar el paquete de Legalia para enviar directamente al Registro Mercantil. Entonces, ¿por qué si creo que «esto ya lo hace mi ERP» puedo ahorrar?. Pues principalmente porque la mayoría de soluciones requieren realizar el proceso de forma individual. Es decir, libro a libro. Y en muchos casos, la exportación (especialmente en empresas grandes) ocupa un tiempo de pantalla importante, requiere acabar haciendo manualmente la parte final en Legalia y la descarga de notificaciones no está automatizada.

Imagina una cartera de 250 sociedades. Aunque tu ERP genere el fichero va a ocuparte un mínimo de 15 minutos por empresa el:

1. Entrar al ERP y revisar los parámetros de configuración
2. Buscar la numeración y fecha de última legalización (y contrastar que es correcta)
3. Exportarla (mientras puedes ir a hacer un café sí, pero ese tiempo lo aprovechas poco)
4. Pasar las validaciones en Legalia (siempre hay algún municipio que da guerra)
5. Hacer el envío
6. Esperar a que llegue la notificación al día siguiente y descargarla
7. Esperar a que llegue la notificación de depósito y descargarla

Excluyendo los defectos del cálculo esto va a suponer una dedicación mínima de 3750 minutos, 63 horas u 8 días. Por tanto, automatizar parcial o completamente este proceso nos ayudará considerablemente a incrementar nuestra productividad. A continuación veremos algunas estrategias para lograrlo:

1. Emplear un ERP con función de generación de Libros Oficiales
2. Automatizar vía RPA la descarga del FIE: además de las soluciones de RPA anteriores puedes probar otras como Blueprism ó Automation Anywhere
3. Emplear una plataforma de robotización como Advisorsy: con el robot de Libros podrás cargar la campaña completa de forma masiva y automatizar el proceso completo, incluida la descarga de las notificaciones del Registro Mercantil

Nueva cotización RETA: entre 9 y 56 días al año

La nueva cotización del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) en España, vigente desde 2023, establece que los autónomos cotizarán según sus ingresos reales, con 15 tramos de rendimientos netos mensuales. Cada tramo tiene una base mínima y máxima, ajustándose la cuota mensual.

Este sistema busca mayor equidad y flexibilidad, permitiendo cambios de base hasta seis veces al año según variaciones de ingresos. Aunque Seguridad Social, como ya nos ha comunicado por carta este final de 2024, se encargará de aplicar de oficio las correspondientes regularizaciones es conveniente no asustar a nuestros clientes cuando les llegue la misma.

Pero este servicio de valor añadido, aunque puede ayudarnos a diferenciarnos, requerirá:

1. Calcular todos los rendimientos de cada autónomo
2. Comprobar la discrepancia con los actuales
3. Confirmar posibles cambios con el cliente
4. Comunicar a Seguridad Social la actualización de la base de cotización

Estimando una cartera de 300 autónomos y una única revisión al año, dedicando 15 minutos por autónomo al proceso anterior, tendríamos una carga de trabajo de 4500 minutos, 75 horas ó 9 días. Si además queremos prestar este valor añadido y no esperar al año (que Seguridad Social ya regularizará) deberíamos multiplicar por 6 esta dedicación. Es decir más de 450 horas y 56 días.

A continuación veremos algunas estrategias para lograrlo:

1. Emplear una solución de comunicación masiva: puedes gestionar la recogida de información y comunicación a tu cliente con los formularios de Typeform, una hoja de Google Sheets y una automatización mediante Zapier
2. Automatizar vía RPA la consulta de bases actuales: para la consulta de las bases actuales tendrás que recurrir a una solución capaz de abrir sistema RED y consultar la información. Esto puedes hacerlo con alguna de las soluciones RPA recomendadas anteriormente
3. Emplear una plataforma de robotización como Advisorsy: con el robot RETA puedes automatizar todo el proceso. El robot se encarga de obtener los rendimientos de AEAT y tu ERP, coteja con Seguridad Social, comunica y valida el cambio con tu cliente y realiza la confirmación o actualización con Seguridad Social

Cuentas Anuales: gana 16 días

Este es otro de los casos de «esto ya lo hace mi ERP». Así que si eres de los que, como antes, piensa así este párrafo es muy importante para ti. ¡No te lo saltes!

Si los Libros Oficiales nos ocupaban el mes de abril, las Cuentas Anuales son el proceso por excelencia, junto además Impuesto de Sociedades, que nos mantendrá muy entretenidos en Julio. Este proceso además, aunque similar en algunos pasos a Libros Oficiales, es más complejo de ejecutar.

Por una parte, tendré que hacer lo que es la generación de las cuentas desde el cierre realizado previamente. Posteriormente tendremos que elaborar la memoria, obteniendo la información faltante de la contabilidad con datos como las partes vinculadas o las subvenciones recibidas, generar la huella digital en D2, generar la certificación incluyendo la huella digital, coordinar la firma, enviar el depósito al Registro Mercantil y por último descargar la respuesta del depósito pasados los días (o semanas y meses…)

Imagina una cartera de 250 sociedades. Aunque tu ERP genere las cuentas y la memoria desde plantilla, sin contar el tiempo de completado de la información faltante de la contabilidad, va a ocuparte un mínimo de 30 minutos por empresa todo el proceso.

Excluyendo los defectos del cálculo esto va a suponer una dedicación mínima de 7500 minutos, 125 horas ó 16 días. Por tanto, automatizar parcial o completamente este proceso nos ayudará considerablemente a incrementar nuestra productividad. A continuación veremos algunas estrategias para lograrlo:

1. Emplear un ERP con función de generación de Cuentas Anuales y que permita crear la memoria desde una plantilla
2. Emplear un sistema de firma digital para el envío de la certificación: Aunque recuerda que la firma debe realizarse con el certificado digital del cliente para evitar posibles defectos. Puedes emplear soluciones como Docusign ó Signaturit
3. Emplear una plataforma de robotización como Advisorsy: con el robot de Cuentas podrás generar masivamente las cuentas, crear la memoria mediante IA, obtener dinámicamente de tus clientes la información faltante (con un link web que les llegará), generar la huella y certificación si necesidad de plantillas ni tener que abrir el D2 y descargar las notificaciones automáticamente clasificando las mismas en la carpeta de cada cliente y dejando toda la información en un cómodo dashboard de control de campaña

Control de calidad: un melón que da miedo abrir por sus más de 2 mil horas

Sé que no quieres ni pensarlo. Pero es fácil que en la gestión diaria arrastremos pequeños errores que acaben generando un enorme problema. Quizá por incluso información errónea proporcionada por el cliente. Pero es nuestra responsabilidad como asesores, y lo que esperan de nosotros, que identifiquemos estos errores antes de que escalen y velemos por una gestión contable y fiscal proactiva de y calidad.

Y dado que somos personas y nos equivocamos añadir una capa de control de calidad es imprescindible para lograr este propósito. Este control de calidad se puede realizar mediante un chequeo periódico de nuestras contabilidades.

Ahora bien, el problema que tenemos es la falta de tiempo. Porque en una cartera media con 300 autónomos y 250 sociedades en los que realicemos un chequeo anual por autónomo y otro trimestral por sociedad nos vamos a encontrar que tendremos que dedicar al menos 3 minutos por empresa a acceder a los estados financieros y detalle contable a examinar (diario, pyg, bsit, modelos oficiales, etc.) y a un mínimo de 1,5 minutos por chequeo a realizar. Estimando 60 chequeos por empresa nos encontraríamos con una dedicación de cerca de 2.000 horas anuales. O medido en días: 247. Completamente inviable.

Pero por fortuna la tecnología está para ayudarnos. Y este proceso sin tecnología, igual que muchos de los procesos del sector industrial o de servicios, sería inviable de realizar.

Para lograr implementar esto, puedes:

1. Emplear un ERP con función de chequeo automático
2. Incorporar una solución externa de chequeo
3. Construir un chequeador que se conecte a tu base de datos SQL e incorpore un panel visual mediante PowerBI o Qlickview
4. Emplear un sistema de firma digital para el envío de la certificación: Aunque recuerda que la firma debe realizarse con el certificado digital del cliente para evitar posibles defectos. Puedes emplear soluciones como Docusign ó Signaturit
5. Emplear una plataforma de robotización como Advisorsy: con el robot de Cuentas podrás generar masivamente las cuentas, crear la memoria mediante IA, obtener dinámicamente de tus clientes la información faltante (con un link web que les llegará), generar la huella y certificación si necesidad de plantillas ni tener que abrir el D2 y descargar las notificaciones automáticamente clasificando las mismas en la carpeta de cada cliente y dejando toda la información en un cómodo dashboard de control de campaña

No olvides, además de la tecnología, establecer por escrito el proceso, método o protocolo que debe seguirse (y su periodicidad) para que la herramienta se traduzca en un uso práctico adecuado por parte del equipo y que tu cliente pueda percibir el valor aportado.

Envíos periódicos de documentación: hasta 17 días

Las microgestiones son uno de los principales ladrones de tiempo: envíame una nómina, pásame el balance, necesito mi cuenta de explotación, un resumen de costes… peticiones que recibimos a diario de nuestros clientes y que aunque llevan poco tiempo individualmente, agregadas pueden suponer un pellizco importante en tu tiempo.

Estimemos una cartera de 300 autónomos y 250 sociedades. Si cada uno de los clientes nos hace al menos tres peticiones al año y cada gestión nos consume (entre que abandonas tu tarea anterior, empiezas con esta y la terminas) 5 minutos estaríamos dedicando 138 horas ó 17 días de trabajo.

Para optimizar el tiempo dedicado a estas tareas puedes seguir las siguientes estrategias:

1. Implementa un portal de cliente que le permita al mismo «auto-servicio». Soluciones especializadas en asesoría como A3 Doc, Portal del cliente Geyce, Biloop, Kabiku ó Connectorfy pueden ayudarte. También puedes emplear otras soluciones menos especializadas como Google Drive, Sharepoint, Docuware ó Alfresco
2. Incorpora workflows de automatización en tu propio CRM si usas Odoo ó Bitrix
3. Implementa un BPM para poder lanzar automatizaciones mediante workflows sencillos como ClickUp ó Process.st
4. Incorpora un chatbot para agilizar la comunicación con tus clientes, reducir el uso de teléfono o incluso gestionar las peticiones mediante un sistema de tickets con herramientas como Freshdesk, Zendesk ó Intercom
5. Emplear una plataforma de robotización como Advisorsy: con el robot Assistant podrás automatizar gran parte de estas peticiones pidiendo directamente al bot que lo haga por ti o proporcionando acceso a tu cliente al mismo para que pueda «auto-servirse»

Altas en Seguridad Social: 9 días

Si tienes clientes en sectores donde las altas son habituales y muy similares como: restaurantes, hoteles, empresas de eventos, supermercados, educación, sanidad, etc. seguro que recibes un flujo constante de altas que, tras un asesoramiento inicial, son siempre «sota, caballo y rey«.

Facilitar una interfaz a tu cliente para remitirte estas altas y automatizar gran parte del proceso de las mismas puede ayudarte. Este proceso, generalmente, implica:

1. La recepción del dato, que además, si se produce por teléfono o por email el riesgo de error en su transcripción es más alto
2. La transcripción del dato al ERP
3. La comunicación del alta en sistema RED y la comunicación al cliente
4. El envío del contrato para su firma
5. La comunicación al SEPE

Considerando un flujo anual de esta tipología de altas de 300 al año y una media de 15 minutos por alta estaríamos dedicando 138 horas anuales ó 17 días.

Para optimizar el tiempo dedicado a estas tareas puedes seguir las siguientes estrategias:

1. Facilita a tu cliente el empleo de alguna solución de RRHH que permita almacenar y procesar los datos con mayor facilidad como, por ejemplo, Factorial o Holded
2. Mediante formularios web también puedes simplificar la recogida de información. Puedes emplear Google Forms o Zoho Forms
3. Emplear una plataforma de robotización como Advisorsy: con el robot de Altas podrás automatizar la recogida de información, que vendrá preconfigurada gracias a la integración con tu ERP. El robot realiza el alta en Sistema RED, transcribe todo a tu ERP, envía el contrato a empresario y trabajador (si así lo deseas) y lo sube a Contrat@

Notificaciones electrónicas: De 6 a 11 días

Las notificaciones electrónicas es otro proceso diario que tendrás que hacer si quieres prestar este servicio de valor añadido a tu cliente y diferenciarte de otras asesorías. No obstante, es un proceso que puede consumir una gran cantidad de tiempo si tus clientes reciben muchos requerimientos.

Considerando una cartera de 300 autónomos y 250 sociedades con una media de 2 notificaciones por año y cliente y 5 minutos de gestión por notificación estaríamos destinando 5500 minutos al año, 91 horas ó 11 días.

Para optimizar el tiempo dedicado a estas tareas puedes seguir las siguientes estrategias:

1. Emplea el DEHú para agrupar las notificaciones de administraciones más pequeñas
2. Implementa un proceso de chequeo como el que hemos visto anteriormente para reducir proactivamente el número de requerimientos que llegan a tu cliente. Recuerda que la administración tiene sus propios sistemas de alerta temprana y cualquier incoherencia es detectada si necesidad de intervención humana
3. Incorpora una solución de descarga de notificaciones como DEH Online ó Portal Neos
4. Emplear una plataforma de robotización como Advisorsy: con el robot de Notificaciones podrás automatizar la descarga de notificaciones personalizando por cliente si quieres apurar el plazo o descargarla al momento, enviar copia al cliente y llevar un control avanzado de vencimientos

Dudas habituales: hasta 10 días

Las dudas habituales son, junto a los envíos periódicos de documentación, otro de los principales ladrones de tiempo en el día a día. Muchas de estas dudas son repetitivas y las hemos resuelto ya cientos de veces.

En este caso estimando una dedicación diaria de 30 minutos por día de una persona del equipo para atender las dudas así como 2 preguntas por cliente en una cartera de 300 autónomos y 250 sociedades tendríamos una dedicación de 78 horas ó 10 días hábiles.

Para optimizar el tiempo dedicado a estas tareas puedes seguir las siguientes estrategias:

1. Crear un centro de ayuda donde subas las dudas más habituales ya respondidas y puedas enviar la solución rápidamente a tu cliente por los canales habituales de comunicación. Puedes construirlo en tu web WordPress mediante entradas del blog ó con el plugin BetterDocs para una solución algo más avanzada. Sistemas de gestión de tickets como Freshdesk, Zendesk ó Intercom incluyen su propio sistema documental de ayuda
2. Incorpora un chatbot para agilizar la comunicación con tus clientes, reducir el uso de teléfono o incluso gestionar las peticiones mediante un sistema de tickets con herramientas como Freshdesk, Zendesk ó Intercom
3. Entrena tu propio modelo de ChatGPT para agilizar la resolución de dudas
4. Incorpora una base jurídica con IA como GenIA-L de Lefebvre
5. Emplear una plataforma de robotización como Advisorsy: con el robot Assistant podrás automatizar parte de las peticiones y dudas que presentan los clientes e integrarlo en tu portal de cliente favorito

Seguimiento periódico de tareas: de gestión reactiva a proactiva

No esperes a que te llegue un email para ponerte con una tarea. Una adecuada sistematización del trabajo puede ayudarte a reducir los tiempos muertos. Para ello:

1. Escribe tu manual de procedimiento y no dejes margen a la improvisación del día a día
2. Reparte bien las funciones mediante un organigrama funcional. Los organigramas aportan claridad a los equipos y definen los responsables. No necesitas 50 empleados para incorporar uno. Puedes hacerlo desde el momento en que seáis 2.
3. Crea un cuadro horario donde se defina la periodicidad requerida para cada tarea y apóyate en un checklist para verificar que nadie se olvida
4. Incorpora un CRM o ERP con gestión de tareas y control de tiempos para medir el coste de cada proceso, identificar oportunidades de mejora y facilitar un marco organizativo a tu equipo

¡Espero que todo este contenido te ayude a enfocar este 2025!