Caso real: Integra 4 Asesores
En el caso de hoy hablaremos de Integra 4 Asesores a través de la especialista laboral de su equipo Ana Velasco. Nos enfocaremos en el proceso de gestión de incapacidades temporales.
¿Por qué escogimos la gestión de incapacidades temporales (Gestión de ITs)?
La gestión de incapacidades temporales es un proceso diario para cualquier área laboral de una asesoría. Este proceso consiste en la descarga diaria de los ficheros FIE de la Seguridad Social, el procesado de los partes contenidos en el mismo y el informe de los FDI correspondiente a las bases de cotización y situación particular de cada trabajador en función del parte que haya enviado la Seguridad Social.
Por tanto, la automatización de este proceso tiene un impacto diario directo (tanto en cantidad de tiempo como en reducción de la distracción o pérdida de foco para la realización de otras actividades) y su automatización tiene un retorno muy rápido.
Cómo era el proceso de gestión de ITs antes de automatizarse
Antes de la automatización de este proceso, de forma diaria, el equipo laboral debía:
- Descargar vía SILTRA el fichero FIE. Con independencia de que hubiesen partes o no y la cantidad de los mismos era imprescindible el ejercicio de apertura y comprobación del SILTRA
- Convertir el fichero FIE. Una vez descargado el fichero FIE, en caso de venir con partes, era necesario pasar el mismo por su lector correspondiente para poder procesar los partes
- Procesar manualmente los partes de ITs. Una vez convertido el fichero a formato legible era necesario ir procesando manualmente cada parte
- Exportar los ficheros FDI. Una vez procesado cada parte se generaban los FDI desde el ERP
- Enviar los ficheros FDI vía SILTRA. Una vez generados los FDI era necesario ir enviándolos mediante SILTRA
«Antes dedicábamos más de 2 horas al día a gestionar los partes de ITs»
Ana Velasco
Responsable del área Laboral en Integra4 Asesores
Qué hace el robot de gestión de ITs que se ha implantado
El robot implantado automatiza el proceso llevando a cabo el trabajo por sí mismo. Los pasos que sigue son muy similares a los que el equipo laboral realizaba previamente:
- Se conecta a SILTRA y descarga el FIE
- Lee el contenido del FIE e identifica todos los partes
- Interactúa con el ERP para procesar y registrar los partes conforme a la normativa vigente
- Genera los FDI
- Envía los FDI vía SILTRA
Todo ello lo realiza al mismo tiempo que reporta en tiempo real su actividad en un cómodo panel de control para que los técnicos laborales puedan contrastar el trabajo realizado.
Cómo es el proceso una vez automatizado
Desde la implantación del robot de Gestión de ITs el proceso ha cambiado a, de forma diaria:
- Revisar el panel control de ITs
- Gestionar los procesos de apoyo a ITs como maternidades, jubilaciones, accidentes, etc.
De esta forma se ha ahorrado más de un 90% del tiempo dedicado a esta función. Esto supone ganar anualmente más de 420 horas de trabajo. La automatización ha logrado los siguientes beneficios para el equipo laboral:
- No ocupar la pantalla. El robot trabaja de manera autónoma sobre su propia pantalla sin ocupar la te los técnicos laborales. De esta manera pueden seguir avanzando en otros procesos mientras el robot hace su trabajo
- No tener que descargar manualmente partes y no tener que procesar parte a parte. De esta forma se elimina una tarea de bajo valor añadido para poder liberar al equipo laboral para que invierta esta energía en otras tareas de mayor impacto y productividad
- Reducción del error humano. Al evitar la transcripción manual se reduce la posibilidad de cometer errores manuales
- Tener todo organizado en un cuadro de mando. Lo que facilita el control de calidad, seguimiento del proceso y proporción de información de valor añadido para el cliente
Así puedes hacerlo tú también
El proceso de implantación es rápido y sencillo. En menos de 30 días desde la contratación tendrás tus ITs automatizadas. Puedes profundizar en todos los detalles y estudiar tu caso con un especialista aquí.
