Puedes recordar lo que es una ejecución aquí. En el caso del robot de Cuentas Anuales las ejecuciones componen sus operaciones con las empresas para las que quieres llevar a cabo el depósito de cuentas.
Puedes enviar una ejecución con una única operación o con varias. Es decir, puedes pedir que te realice el depósito de la empresa A o de las empresas A,B,C,D… (recuerda que solo pueden enviarse operaciones del año anterior, actualmente el 2023)
Requisitos para enviar una ejecución #
Para enviar una ejecución es imprescindible que todas las empresas que vayan en dicha ejecución:
- Estén dadas de alta en el apartado de «Empresas» del robot. Si tienes integración con el ERP y estamos sincronizando los datos con el mismo es importante que te asegures que la ruta de la carpeta cliente esté correctamente configurada
- En el caso de empresas que no sean primer ejercicio deberá dejarse la memoria del año 2022 en formato PDF dentro de la carpeta de cliente (dentro de la carpeta 2023) conteniendo el nombre del archivo la palabra «memoria» (no es necesario que sea coincidencia exacta, puede tener más palabras en el nombre)
- En el caso de que la empresa tenga como origen «Servidor» o los documentos que no salen del ERP, como el acta o la memoria del año anterior, es necesario que se encuentren en la carpeta de cliente para que el robot pueda utilizarlos
- Es necesario que los administradores que vayan a firmar la certificación estén dados de alta en el apartado de contactos del robot
¡IMPORTANTE! Uno de los errores más habituales al enviar ejecuciones se encuentra en las rutas de las carpetas de cliente. Puedes ver cómo resolver este error aquí. No obstante, lo mejor es evitar que aparezca. Para ello asegúrate que la nomenclatura empleada en las carpetas es correcta y que la ruta indicada para cada cliente es accesible
Pasos para enviar una ejecución de Cuentas Anuales #
1. Accede a tu APP y busca el apartado Cuentas Anuales
2. Haz click en «Nueva ejecución»
3. Añade las operaciones
Añadir operaciones a la ejecución
Recuerda que cada operación es una empresa para la que quieres llevar a cabo el depósito de cuentas anuales. Puedes enviar una ejecución con una única empresa o con varias.
3.1 Selecciona la empresa
En la columna «Empresa» abre el selector y buscar la empresa para la que quieres llevar a cabo el depósito. Puedes escribir en la cajita blanca para filtrar por nombre de la empresa, NIF o código ERP:
Automáticamente te cargará el tipo de empresa y su origen conforme tiene configurado en el menú de empresas
3.2 Escoge el usuario del que obtendrá información pendiente si es necesario
Escoge el asesor al que le llegarán las notificaciones en caso de información faltante, puedes configurar estos usuarios desde el menú Usuarios
3.3. Selecciona el certificado entre los disponibles
Escoge el certificado que tiene que emplearse para la realización del depósito
3.4 Verifica que los administradores son correctos
Automáticamente se habrán cargado los administradores de la empresa conforme tiene configurado en el menú de empresas, verifica que son correctos. En caso de no serlo tendrás que modificarlo en el menú de empresas y posteriormente añadir la operación.
Cuando se trate de consejos de administración verás el nombre del presidente y secretario del consejo como si fuesen administradores.
3.5 Escoge las opciones del depósito
A continuación pincha en el botón «Opciones»:
En este apartado debes revisar si el robot debe tener en cuenta alguno de los siguientes factores:
- Fecha aprobación de cuentas: fecha del acuerdo de aprobación de las cuentas anuales
- Generación de memoria: si quieres que el robot genere mediante IA la memoria (opción por defecto) deja seleccionado «Generar memoria mediante IA«. En caso contrario selecciona «NO generar memoria, subir memoria manualmente«. Al seleccionar esta opción se habilitirá un campo para poder subir la memoria generada por otro sistema.
- 2023 Primer ejercicio: Marcar si el 2023 ha sido el primer ejercicio de la empresa
- Existen deterioros: Marcar si la empresa ha aplicado deterioros en el ejercicio de depósito
- Forzar límite pago proveedores en 60 días: El robot realiza el cálculo del período medio de pago real, si marcamos esta casilla en caso de que superase los 60 días pondría un máximo de 60. Si el cálculo real es inferior a 60 aunque esté activada esta casilla pondrá el valor real
- Ampliaciones o reducciones de capital: Marcar si la empresa ha realizado ampliaciones o reducciones de capital
- Acuerdos fuera de balance: Marcar si la empresa tiene acuerdos fuera de Balance que deban reseñarse en la memoria
- Sociedad INACTIVA: Marcar si la sociedad se encuentra inactiva
- Sociedad Auditada: Marcar si la sociedad está auditada. En este caso se abrirá un desplegable donde tendremos que escoger entre que el robot genere la memoria o bien que le subamos la memoria generada por el auditor
- Cambios en la titularidad real: Marcar si se han producido cambios en la titularidad real desde el último depósito
- Actividad sujeta a riesgo medioambiental: Marcar en caso de estar obligada la empresa a comunicar riesgo medioambiental
- Modelo de autocartera: Marcar en caso de que la empresa haya realizado operaciones con acciones o participaciones propias
- Permutas: Marcar en caso de que la empresa haya llevado a cabo permutas
- Existen partes vinculadas: Marcar en caso de que existan partes vinculadas
- Desglose de pasivos financieros: Marcar en caso de que queramos que el robot pregunte al asesor el desglose de los pasivos financieros a largo plazo. En caso contrario introducirá en la memoria los saldos de CP y LP existentes en la contabilidad
4. Añade otra empresa o envía la ejecución
¡Ya lo tienes!
Una vez rellenados los detalles de los depósitos a llevar a cabo puedes añadir la siguiente empresa o bien Lanzar la ejecución para que el robot comience a trabajar.
Eliminar una operación añadida a una ejecución #
Si al añadir las operaciones has cambiado de opinión y quieres eliminar una puedes hacerlo fácilmente desde este icono:
